Основы тайм-менеджмента, или управления временем.

Часто случается в последнюю минуту составлять отчет, готовить совещание или презентацию, несмотря на то, что до этого было необходимое количество времени. Это говорит о неправильной организации и  неэффективном управлении временем, что сказывается на снижении продуктивности деятельности как компании в целом, так и личности отдельно. Хотя в современном офисном мире специалисты и ведут ежедневные записи о предстоящих встречах и мероприятиях, этого недостаточно, так как причины неэффективного управления более сложные, чем наличие или отсутствие ежедневника встреч.

Причины неэффективного управления временем.

Первым шагом к улучшению управления временем будет взгляд на то, как вы управляете им сейчас. Инструкции для самостоятельного исследования и оценки вашей работы в настоящем приведены ниже. 

      Самостоятельное исследование.

      Упражнение: Ведение рабочего дневника
Делайте заметки о том, как вы использовали ваше время в течение 2 или 3 дней. Заполните таблицу по приведенному образцу. Когда начинаете действие, записывайте, что оно собой представляет и когда вы начали его. Затем, когда бы вы ни меняли занятие - даже если речь идет только о том, чтобы выпить чашку чаю или поговорить с коллегой - записывайте время, когда вы его закончили. Вы можете добавить также в виде комментария описание следующего действия, указать данное вам задание или объяснить причину изменения вами деятельности.

Итак, есть три главные причины неэффективного управления временем:

1. плохо составленное расписание работ;
2. исполнение работы за других;
3. потеря времени. 

                                           Плохо составленный график работ.

Могут быть занижены сроки выполнения задания. Вы вынуждены беспокоиться о том, достаточно ли у вас осталось времени для завершения задания или подвергаетесь панике последней минуты, пытаясь выполнить все в срок. Так  эффективное планирование рабочего времени  достигается с помощью: 

1. проверки того, что требуется и к какому сроку;
2. разбивки задач на меньшие подзадачи, позволяющей  лучше оценить требуемое время и наблюдать за ходом работ; 
3. составления обзоров хода работ после выполнения задач, чтобы более оперативно реагировать на задержки. 

                                          Выполнение работы за других.
 Какими бы ни были причины выполнения работы за другого специалиста (вашего подчиненного, коллегу, начальника), это - неоптимальное приложение сил. Сверьтесь с записями вашего рабочего времени, чтобы увидеть, сколько времени вами тратится на выполнение работы за других. Взгляните на описание вашей должности и уясните, делаете ли вы то, что должны делать. Если проблема кроется в этом, подумайте о способах сведения ее к минимуму, например: передайте секретарские обязанности секретарю; объясните своим подчиненным, какими вы хотите видеть переписанные ими письма; просите вашего менеджера дать разъяснения, что в точности от вас требуется. 

                                         Потери времени.
Существует ряд типичных причин бесполезной траты времени:

 Общение - телефонные звонки, беседы с коллегами, внезапный уход, чтобы перекусить. Хотя не относящиеся к работе дела могут быть заслуженным перерывом, важно не позволять себе отвлекаться от важных заданий, таких как следующий срок сдачи работы. Проверьте по вашим записям рабочего времени, стоит ли эта проблема в вашем случае.

 Начало - часто переключение с одного задания на другое требует времени: может быть, чтобы физически найти нужное досье, или чтобы просто переключиться с одних мыслей на другие. Постарайтесь активно заниматься выполнением немногих заданий в течение длительного срока, вместо того, чтобы выполнять много заданий за короткий срок. Прочие советы: группировка сходных задач (напр., отправление факсов); не заниматься некоторое время вновь поступающими заданиями, с тем чтобы не позволять им нарушать ход вашей текущей работы. Используйте ваш план рабочего времени, чтобы определить, какие небольшие задачи могут быть объединены.

Приятные задачи - часто мы отдаем работе больше времени, чем нужно, потому что она нам нравится. Это может быть, например, безукоризненное оформление письма или факса или приведение в порядок шкафа с канцелярскими принадлежностями. Во избежание подобных явлений, распределяйте реально время между разными видами работы, перед тем как начать их, затем следуйте намеченным срокам. 

Неприятные задачи - наоборот, может оказаться, что вы медлите с выполнением неприятной работы, возможно, в пользу более приятной задачи. Проверьте по вашему плану рабочего времени, откладываются ли какие-либо виды работы только потому, что они скучны или трудны.

                                                              Улучшение управления временем
Для того чтобы улучшить управление временем, следует сделать беглый обзор вашей текущей деятельности. Ведя в течение нескольких дней рабочий дневник, вы в состоянии посмотреть с критической точки зрения на то, как проводится ваше рабочее время и перераспределить его более продуктивно и эффективно. Необходимыми шагами к совершенствованию управления временем являются:

• Определение целей работы. 
• Увязка времени с задачами.
• Обзор методов и приемов. 

Цели работы.
Вам следует иметь описание вашей должности или техническое задание для вашей работы. Они должны стать исходным пунктом для выяснения целей вашей работы: за что вам платят?. Если у вас не имеется описания должности или технического задания, попросите о них и обсудите их с вашим менеджером. В крайнем случае, спросите себя, что вы делаете из того, что необходимо делать, но никто другой не делает.

После того как вами составлен список ваших функций, постарайтесь расставить их в порядке приоритетности. Прежде всего сгруппируйте функции, которые вы считаете наиболее важными; затем сгруппируйте наименее важные. Оставшиеся будут, вероятно, иметь среднюю степень важности. Если вы не уверены в правильности расставленных вами приоритетов, спросите ваших коллег.

Увязка времени с задачами.
Теперь, когда ваши цели и приоритеты обрели ясность, снова загляните в ваш рабочий дневник. Оцените каждую задачу и свяжите ее с определенной функцией. Постарайтесь найти неважные задачи, на выполнение которых вы тратите много времени, и важные задачи, выполнению которых вы уделяете немного времени. Решите, сколько времени следует посвящать каждой из задач с точки зрения ваших функций, и выделите им соответствующее количество времени. Хотя это и кажется трудным, при переоценке вашей работы вы безусловно найдете способы экономии времени, которое будет отдано более важным задачам, включая те, на которые вы до сих пор не обращали должного внимания. Могут быть также виды работы, которые не относятся ни к одной из ваших функций - в этом случае вам следует обдумать, как прекратить заниматься ими.

Итак, для обеспечения улучшения в управлении временем потратьте: 

- 5 минут каждое утро на составление плана на день;
- 15 минут каждый понедельник для составления плана на неделю;
- 1 час каждый месяц для составления стратегического плана.

Источник: Пособие Темпус. «Целенаправленная разработка и менеджмент проектов». Глава 2.4.